Куда уходит время современного человека — тайм-менеджмент, планирование, соцсети, фастфуд, телевизор


Содержание

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Базовые основы персонального тайм-менеджмента: учимся жить эффективнее

Современное общество нуждается в активной и инициативной личности, умеющей творчески мыслить, принимать нестандартные решения, оперативно и адекватно реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию, самостоятельно организовывая и планируя свою работу.

Как следствие, в условиях постоянных изменений, роста получаемой информации, усиления конкуренции на рынке труда, исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время.

Возрастающие внешние запросы требуют от современной личности умения самостоятельно расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов. Поэтому одной из основополагающих компетенций современного специалиста, в особенности работающего с людьми, становится умение эффективно организовывать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном, а также способность согласовывать (в т.ч. грамотно делегировать) свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Тайм-менеджмент (time-management) в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются специалистом самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего и внерабочего времени.

ПРАВИЛА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

  • Делайте только главные задачи. (Главные – это те, что дают 80% результата).
  • Держите голову пустой. (Всю информацию записывать на внешний носитель).
  • Ежедневно просматривайте ваш список дел на сегодня.
  • Переносите неактуальные задачи из сегодня на будущие дни.
  • Записывайте все дела, мысли, идеи, даже если они потребуются вам через месяц или год. Устанавливайте им срок – такой, когда они будут актуальны. Срок надо устанавливать всегда, даже если у задачи есть контакт, проект, категория или все вместе. Когда придет время – задача появится в вашем списке на сегодня – и вы решите что с ней делать. В любом случае вы про нее не забудете.
  • Помните три волшебных слова управления временем: «планируйте!», «выделяйте главное!», «действуйте!»

ПОНЯТИЕ «ПОЖИРАТЕЛИ (ВОРЫ) ВРЕМЕНИ»(ПО Л. ЗАЙВЕРТУ)

Перечисления помех (также называемых «ворами времени», «убийцами времени», «пожирателями времени» и т. п.), вызывающих непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности. Вот один из списков «воров времени», предложенный Л. Зайвертом:

1) нечеткая постановка целей;

2) отсутствие приоритетов;

3) попытка слишком много сделать за один раз;

4) неполное представление о текущих задачах и путях их решения;

5) плохое планирование трудового дня;

6) личная неорганизованность, «бумажные завалы»;

7) чрезмерное чтение;

8) скверная система документооборота;

9) недостаток мотивации, лень;

10) поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, телефонов);

11) недостатки кооперации или разделения труда;

12) случайные телефонные звонки;

13) незапланированные посетители;

14) неспособность сказать «нет»;

15) неполная, запоздалая информация;

16) отсутствие самодисциплины;

17) неумение довести дело до конца;

18) отвлечение (шум и т. п.);

19) затяжные совещания;

20) плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.;

21) отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь;

22) болтовня на частные темы;

23) излишняя коммуникабельность;

24) чрезмерные деловые записи;

25) привычка откладывать ≪на потом≫;

26) желание все узнать подробно;

27) длительные ожидания;

28) спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость;

29) неиспользование делегирования;

30) недостаточный контроль над порученными делами, из-за чего их приходится переделывать.

Приведенный список «воров времени» можно рассматривать как пример или своего рода «точку старта», отталкиваясь от которой можно (и нужно!) придумать свой список. При анализе процессов и ситуаций конкретной жизнедеятельности невозможно обойтись без составления собственного уникального списка помех.


Список может быть получен путем наблюдения (самонаблюдения); он может быть простым или ранжированным, также может включать в себя дополнительные оценочные параметры.

  • Проведите сплошной учёт вашего времени в течении 2-3 недель.
  • Сформулируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике.
  • Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок.
  • Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
  • Применяйте техники организации совещаний.
  • «Точите топор», используя для этого любые «отходы времени».
  • Работы всегда больше чем времени
  • Опаздываешь – тормози!
  • Никогда не делай сегодня то, что можно отложить на завтра

ЧТО ОСЛОЖНЯЕТ ЖИЗНЬ СОВРЕМЕННОГО ЧЕЛОВЕКА?

Информационное перенасыщение (огромный поток информации).

  • Размывание границ работ (конец одной и начало другой).
  • Высокая скорость изменений («расфокусировка»).
  • Радикальность инноваций (кардинальность изменений).

1. Время конечно (в сутках – 24 часа, в часе – 60 мин. и т. д.).

2. В единицу времени человек может выполнить хорошо только одну работу.

3. Работа малосжимаема.

ЗАМКНУТЫЙ КРУГ ПРИЧИННО-СЛЕДСТВЕННОЙ СВЯЗИ ВРЕМЕННЫХ РАМОК И ОБЪЕМОВ РАБОТЫ

Много работы — страх не успеть сделать все — ускорение и спешка — снижение качества работы — умножение проблем — много работы

«ТАЙМ-ДРАЙВ» (ПО Г. АРХАНГЕЛЬСКОМУ)

Название «Тайм-Драйв» происходит от названия книги – «Тайм-Драйв: как успевать жить и работать», автором которой является известный российский эксперт в области управления временем – Глеб Алексеевич Архангельский. Методология «Тайм-Драйв» – это набор различных приемов, технологий направленных на повышение личной эффективности, лучшей организации, и самомотивации человека. Далее некоторые из них:

А) Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Организуйте свой отдых наиболее качественно, старайтесь максимально переключиться. В эту категорию записывать дела, которые максимально вас расслабляют, переключают ваше внимание, отвлекают от работы.

Такие расслабляющие занятия удобно разнести по подкатегориям:

«Ежечасно» – маленькие пятиминутки для расслабления, например: «Позвонить знакомому», «Посмотреть что-нибудь интересное в Интернете», «сходить попить чая»; «На обеде» – дела более длительные по продолжительности, например: «Сделать гимнастику», «Прогуляться в парке», «Сходить к ребятам в другую группу»; «Свободное время» – дела которые можно делать например в выходные или после работы, например: «Тренажерный зал», «посетить сеанс расслабляющего массажа», «на рыбалку», «Сходить в бильярд».

Итоги: сделайте отдых в течении дня ритмичным; обеспечивайте максимальное переключение, используйте творческую лень, повысьте эффективность сна, выделяйте время на «переживание момента».

Б) Мотивация: как справляться с неприятными задачами.

Метод «Швейцарского сыра». Для того чтобы выполнить неприятную/сложную задачу сначала разбейте ее на несколько более мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (как бы «выгрызая» из разных мест кусочки большой задачи)

«Лягушки и Слоны» – очень интересный метод, суть его в следующем. Есть такие дела (в терминологии тайм-менеджмента называются «лягушками») которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их бывает очень сложно. Так вот решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай лягушку». Т.е. каждый день уменьшать количество неприятных дел, самое лучшее время для этого – утро, сделал и весь день можно заниматься другими более приятными делами.

«Слоны» в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо по методу «швейцарского сыра» разбивать на более мелкие, т.е. раздробить «слона» на небольшие кусочки (бифштексы) и каждый день «съедать» по одному такому бифштексу.

«Таблица ежедневных дел»

Удобный способ отображения «лягушек» и «слонов» в одном месте это записывать их в одной таблице.

Getting Things Done GTD – это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой – помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD – от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).

Основные положения GTD можно представить так:

1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить и справочную информацию.

2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента «кайрос») : место, человек, звонки, событие. Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.

Контекст «Звонки»: все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время – и обзвонить всех необходимых людей.

Контекст «Библиотека»: дела связанные с Библиотекой – также лучше отмечать в категории «Библиотека» – т.е. можно сделать сразу все дела за одно посещение.

Контекст «Ф.И.О.»: Задачи связанные с определенным человеком: спросить, договориться, обсудить – необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом – можно сразу увидеть все задачи, которые необходимо с ним решить.

Другими словами – группировка задач по контексту – это выполнение действий, которые актуальны здесь и сейчас.

3) Критерии выбора задач для выполнения

  • По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)
  • По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)
  • По силам (есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)
  • По приоритетам (что сделать самое важное?)

4) Естественная модель планирования.

Модель планирования проекта предложенная Дэвидом Алленом:

  • Определить конечную цель («зачем») и принципы работы.
  • Представить себе желаемый результат работы
  • Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
  • Организовать работу
  • Определить ближайшие действия

5) Еженедельный обзор.

Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные, так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю «Еженедельный обзор». Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, выделить почетче цели, оценить насколько мы близки к цели и т.д.

GTD облегчает процесс тайм-менеджмента, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным ‘первоначальным’ планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время.

МЕТОД «АБВГД» ДЛЯ РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ

Как отсеять неважные дела и сконцентрироваться на важных? Нужно «поставить на место» те дела, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной президентом США Д. Эйзенхауэром (Рис.1). Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности.

А. Важные и срочные. Нужно сделать их немедленно, если уж они у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Б. Важные и несрочные. Это самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением и т. п.

В. Неважные и срочные. Именно эти дела «прикидываются» важными, маскируясь под дела «А». Именно дела «В» создают атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.

Г. Неважные и несрочные, или корзина для мусора. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Для достижения цели нужно:

1) все дела одного из прошлых дней разбросать по «матрице Эйзенхауэра»;

2) выделить ярким цветом неважные дела, которыми вы занимались в этот день;

3) вспомнить, какие важные и несрочные дела пришлось ради них отложить (опять не успел почитать профессиональную литературу; так и не доходят руки обучиться грамотно отвечать преподавателям и т. д.);

4) подумать, какие последствия могут быть от этого откладывания (отстану от жизни и не получу повышения; фирма начнет терять клиентов);

5) подумать, что бы вы потеряли, если бы не стали делать тогдашних срочных, но неважных дел;

6) сравнить убытки в п. 4 и п. 5;

7) сделать выводы;

8) запланировать на будущие дни соответствующие действия.

Тот же принцип проповедует один из гуру тайм-менеджмента, Стивен Р. Кови, автор мирового бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». Его квадрант имеет следующий вид (Рис.2.)

«ЗОЛОТЫЕ» ПРОПОРЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Для решения вечно актуальной задачи по оперативному (ежедневному или еженедельному) планированию затрат времени можно использовать так называемые «золотые» пропорции планирования времени.

ПРИНЦИП 80:20 (ПРИНЦИП ВИЛЬФРЕДО ПАРЕТО)

Еще один способ взглянуть на свои приоритеты заключается в использовании правила 80:20, также называемого принципом Парето. В 1906 году итальянский экономист и социолог Вилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех богатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% населения. В конце 1940-х американский пионер в области менеджмента Джозеф Джарэн применил этот экономический принцип к тому, что он назвал «существенным немногим и тривиальным множеством».

Вот типичные примеры правила 80/20:

  • Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба;
  • 80% времени люди читают лишь 20% всех газет;
  • 20% служащих пользуются 80% больничных листов;
  • 20% покупателей создают 80% прибыли;
  • 20% усилий дают 80% результатов.

Мы видим, что правильное управление своим временем и высокая производительность проистекают из умения выделить главное. Почти во всем, что вы делаете в жизни, в том случае если вам удастся определить эти 20 % усилий, приводящих к 80% результатов, можно сказать, что вы движетесь в правильном направлении.

Т.е. при эффективном планировании 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей. В то время как оставшиеся 80% временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование), обеспечивают достижение всего 20% целей.

ПРИНЦИП ПЛАНИРОВАНИЯ 60:20:20 (ПРИНЦИП Л. ЗАЙВЕРТА)

Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложена классиком тайм-менежмента Лотаром Зайвертом: 60% рабочего времени – планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени – на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени – резервное время на неплановые траты, в том числе на помехи.

ПРИНЦИП ПЛАНИРОВАНИЯ «АВС»

В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привести распространенный в западном тайм-менеджменте метод приоритетного планирования (так называемый метод ABC, или, в русских переводах, метод АБВ): 15% времени – жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% – выполнение второстепенных задач; 65% – вспомогательные задачи, помехи и т. п.

«СТРУКТУРИРОВАНИЕ ХАОСА» (ПО П. ЕРМОЛЕНКО)

  • «Структуризация хаоса». Перенести все «вводные» на носитель.
  • «Комплектование проекта». Сгруппировать дела по направлениям (разложить «файлы» по «папкам»)
  • Формулировка цели. Для каждого из сформированного при проекта необходимо сформулировать чёткую цель.
  • Декомпозиция.
  • Расстановка приоритетов. Вначале приоритеты выставляются на проектах, после чего – на мероприятиях. Приоритет = Срочность Х Значение.
  • Визуализация хода работ.
  • «Привязка» к календарю.
  • «Обзорная площадка». Выполняем аудит (новые «вводные», что сделано и не сделано и т.п.); выполняем корректировку приоритетов; выполняем «дефрагментацию» карты и календаря.

Генри Лоуренс Гант для оптимального планирования, согласования и контроля совместной деятельности во времени предложил графический способ отображения операций, получивший название «график Ганта». Несмотря на то что «график Ганта» изначально разрабатывался как инструмент календарного планирования, заложенная в нем идея представления времени совместной работы может использоваться также для целей инвентаризации и анализа времени. Развитие идей Ганта привело к появлению так называемых «карт совместных операций», которые позволяют анализировать согласованность действий нескольких людей во времени.

МЕТОДИКА ПОСТРОЕНИЯ МЕНТАЛЬНОЙ КАРТЫ/ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ

Под целью обычно понимают генеральную цель субъекта деятельности. Таких «глобальных» целей может быть несколько. Под задачами же понимают конкретные процедуры, которые необходимы для достижения цели.

Цель – заработать миллион. Подцели: составить план, выполнить его пункты (найти высокооплачиваемую работу, накопить стартовый капитал, открыть собственное дело, довести уровень прибыльности до 200 тыс. в год, продержать ее на этом уровне 5 лет).

Задачи: разослать резюме по Интернету.

Примечание: здесь «задача» подразумевает некую «подцель», которой необходимо достичь (осуществить) для воплощения в жизнь генеральной цели.

Естественным и наиболее продуктивным путем определения целей является последовательная детализация и уточнение исходной общей формулировки. Широко распространен метод, получивший название «дерево целей».

Дерево целей представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне – задачи).

На рис.3 показан пример построения «Дерева целей». Его нельзя считать общим – каждое «Дерево целей» сугубо индивидуально, и связи между его элементами вы можете расставлять по своему усмотрению – в соответствии с их субъективным пониманием.

Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т. д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок «цель-средства», называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей.

Решение задачи представляет собой комплекс ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели.

При построении «Дерева целей» особое внимание следует уделять выбору генеральной цели. Иногда построение начинается сразу с нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей.


При дальнейшем построении «Дерева» цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение не является случайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу.

Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией, а группирование подцелей по некоторым признакам – их классификацией.

Еще одной важной операцией является ранжирование целей. При этом каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. В результате каждой подцели присваивается вес, который называется коэффициентом относительной важности (КОВ).

По каждой цели необходимо:

определить критерий ее достижения – показатель, которым оценивается результативность достижения соответствующей цели; установить критерий – требуемый уровень показателя, достижение которого будет говорить о достижении цели (об успешности выполнения функции или процесса).

МЕТОДИКА ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗА ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ (ПО С. КАЛИНИНУ)

Органайзер или записная книжка с возможностями качественного учета времени является мощным инструментом. Органайзер универсален, он позволяет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно корректируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц). Типичный органайзер включает три части: «запланированные задачи», «выполнение и оценка», «экспресс-анализ (результаты дня)». Таким образом, качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего рода «краткого отчета» для самого себя, позволяющего обобщить и компактно представить некоторые важные тайм-результаты за учетный день.

Для ежедневного подведения тайм-менеджмент-итогов каждого дня С.И. Калининым рекомендовано использовать шесть показателей, три из которых являются количественными, а три – качественными.

  • Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за вычетом всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При строгом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.

При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что день прошел с высокой степенью организованности, время было использовано с пользой для достижения запланированных целей.

Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1») за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мотивации (с кодами «–2» и «–1»). При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетворенности, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане затрат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным.Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с кодами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связанных с низким уровнем КПД (с кодами «–2» и «–1»). При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были действительно эффективными, а выбранные способы достижений целей и технологии – оптимальными.Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь указывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирование, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегирования, а также записать оргвыводы.Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце «Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение дня, а если есть – окончательное решение какой-либо важной задачи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к достижению какой-либо стратегической цели.Главные потери, помехи дня. (отрицательные значений в полях «Затр.» и «Эфф.»). Особое внимание надо обратить на те виды деятельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность» одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («-2»). Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также записать идеи по их преодолению и предотвращению.

СПОСОБЫ КОНТРОЛЯ В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ

1. Ведение хронометража в течении дня.

2. Отметки в органайзере в течении дня.

3. Хронометраж отдельных трат времени.

4. Фиксация помех.

6. Создание «временной среды» и памяток.

1.Ежедневный обзор выполненных задач, достигнутых целей. Анализ причин успехов/неудач.

2.Ежедневный экспресс-анализ качества времени.

3.Плановое подведение итогов по завершению планового периода (недели, месяца, года).

1.Письменная фиксация договоренностей, сроков отчетов по делегированным задачам.

2.Взаимные обязательства при совместной работе.

3.Использование «напоминателей», «будильников», «контролеров времени».

1.Устная или письменная отчетность перед заинтересованными лицами в соответствии с договором.

2.Использование консультантов, презентация перед заинтересованной группой, получение оценки и обратной связи.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТ КОНТРОЛЯ (ПО С. КАЛИНИНУ)

В принципе, для осуществления оперативного контроля можно в качестве главного и единственного инструмента использовать обыкновенный ежедневник. Однако если перед управленцем стоит задача серьезной оптимизации организационной системы контроля в целом и совершенствование персональных навыков контроля в частности, то лучше воспользоваться специализированным инструментом. Удобным инструментом контроля в рамках «ролевого» тайм-менеджмента является так называемая карта контроля. Карта контроля также особенно полезна для управленцев, совершенствующих свое умение делегировать, хотя она может быть и хорошим подспорьем в решении любых оперативных управленческих задач, требующих вовлечения других людей.

Термин «карты контроля» используется и в TQM (например, карты контроля У. Шухарта, позволяющие отслеживать и оценивать качество производственных процессов по динамике ряда количественных показателей). В тайм-менеджменте карты контроля предназначены не для контроля над производственными процессами, а являются инструментом только управленческого контроля. Не существует каких-либо «стандартных» карт контроля. Предлагаем вариант, разработанный С.Калининым, который в случае необходимости может быть легко видоизменен. Предлагаемая карта контроля представляет собой бланк формата А4, поделенный на две половины: верхняя предназначена для планирования (постановка требующих проверки задач, или старт контроля), нижняя – для отметок о проведении текущего или итогового контроля.

Первая половина карты контроля, предназначенная для планирования, выглядит следующим образом:

1) В поле «Постановка задачи» кратко описывается задача, выполнение которой требует последующего итогового или промежуточного контроля;

2) в поле «Исполнитель» указывается исполнитель (группа исполнителей, организационное подразделение) задачи;

3) в поле «Ожидаемые результаты» перечисляются основные результаты, которые необходимо получить при выполнении задачи;

4) в поле «Точки контроля» указываются даты (одна или несколько), когда необходимо проверить процесс или промежуточные результаты выполнения задачи. Если задача является не очень важной, то в поле «Точки контроля» указывается только одна дата – дата итогового контроля. Если важно проконтролировать процесс выполнения задачи, то точек контроля может быть несколько; они будут расположены либо через равные промежутки времени, либо в соответствии с узловыми этапами работы.

Вторая половина карты контроля предназначена для контроля выполнения задач:

1) в поле «Проверяемая задача» описывается поставленная ранее задача;

2) в поле «Исполнитель» указывается исполнитель (исполнители) задачи;

3) в поле «Ожидаемый результат» перечисляются результаты, которые планировалось достичь;

4) в поле «Фактический результат» указывается фактический результат, а также отмечается степень расхождения с планом;

5) в поле «Решение» записывается управленческое решение по расхождению факта с планом (устранять, не устранять и т. п.); фактически это решение по отклонениям;

6) в поле «Точка контроля» указывается дата (одна или несколько), к которой необходимо выполнить принятое решение, устранить расхождение плана и факта. Поле «Точка контроля» может оставаться пустым, если принято решение о достаточной степени совпадения фактического результата с запланированным (ожидаемым).

Для работы с картами контроля необходимо заранее завести тетрадь контроля – подшивку бланков карт контроля, по количеству соответствующих числу рабочих дней в году. Желательно, чтобы на каждом бланке была заранее проставлена дата, а сами бланки в тетради должны располагаться в календарном порядке.

Работа с картами (тетрадью) контроля осуществляется следующим образом: при постановке новой задачи она записывается в верхней половине бланка карты контроля (заполняются поля «Постановка задачи», «Исполнитель», «Ожидаемые результаты», «Точки контроля»).

Вторым шагом необходимо перенести (переписать) поставленную задачу в карты, соответствующие (по датам) намеченным точкам контроля. При этом задача переписывается во вторую половину новых карт: информация из «Постановки задачи» переписывается в «Проверяемую задачу»; «Исполнитель» – в поле «Исполнитель»; «Ожидаемые результаты» – «Ожидаемый результат». Если точек контроля намечается несколько, то необходимо несколько раз аналогичным образом продублировать задачу, переписав ее на соответствующие дни (в нижнюю половину бланка).

Несмотря на некоторую громоздкость (необходимость переписывать задачу по несколько раз; кстати, именно поэтому сама формулировка задачи должна быть краткой, а точек контроля – не более 2) в заполнении карт контроля, они являются очень надежным инструментом. В начале каждого рабочего дня, открывая соответствующую наступившему числу карту контроля, вы видите, что верхняя ее половина еще пуста (в нее будут вписаны новые задачи, поставленные сегодня), а в нижней части уже содержатся задачи, поставленные ранее, выполнение которых необходимо проконтролировать именно сегодня.

В течение дня, по мере осуществления намеченного на сегодня контроля, заполняются другие поля в нижней половине карты контроля («Фактический результат», «Решение», «Точка контроля»). Если по расхождению между запланированным и фактическим результатом принято решение о его исправлении или доработке (что фактически равносильно постановке новой цели деятельности), то необходимо записать эту новую задачу в верхней половине карты контроля. После этого новая задача переносится вперед (переписывается) в соответствии с новой намеченной точкой контроля описанным выше образом.

ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ

Под делегированием полномочий понимаем передачу руководителем некоторого задания подчиненному, которое тот в состоянии выполнить качественно, исходя из своих полномочий и квалификации.

Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. При хорошем отношении сотрудников к руководителю делегирование может стать механизмом, высвобождающим огромные временные резервы для руководителя. С другой стороны, злоупотребление делегированием и неуклюжее его использование могут серьезно навредить и авторитету руководителя, и работе организации в целом. Для того чтобы делегирование стало по-настоящему эффективным управленческим инструментом, позволяющим экономить время и силы руководителя, оно должно быть «высокотехнологичным».

Соблюдать технологию делегирования означает придерживаться определенных правил. Выделяют 12 «формальных» правил делегирования и 6 «неформальных» правил. «Формальные» правила описывают техническую сторону делегирования, а «неформальные» – психологическую.

«Формальные» правила делегирования:

  • Четко формулируйте цель (задачу) и результаты, которые должны быть получены другими. Нет ничего хуже постановки «размытых» .Нечеткие (без точной формулировки цели и результата) задачи, во-первых, просто не выполняются, во-вторых, выполняются «не так», в-третьих, провоцируют возникновение у работников сильнейшего стресса.
  • Укажите, как распределяется ответственность за порученное задание. Здесь можно выделить три категории задач:

А – задача выполняется коллегами до получения итогового результата самостоятельно (полная передача ответственности);

Б – задача выполняется самостоятельно, но существуют промежуточные точки контроля. В случае необходимости руководитель, на основании полученной в точке контроля информации, может отменить (или переназначить) делегированную задачу, оказать необходимую помощь и т. п. (частичная передача ответственности);

В – задача выполняется в тесном консультативном контакте с руководителем (разделение ответственности).

    Объясните причину, почему данное задание важно выполнить. При этом не всегда стоит рассказывать сотруднику о том, какая польза будет от его работы организации в целом. Речь идет об изложении субъективно значимой для сочлена причины, почему именно ему доверено выполнение данной задачи. Помните, что делегирование – это поручение сотруднику не обязательной (с позиции его функциональных обязанностей) задачи. Именно поэтому пояснение весомой причины играет для сотрудника важную мотивирующую роль.Разъясните технологию и алгоритм выполнения задания. В случае необходимости проведите соответствующий инструктаж и обучение. Обычно это правило отпугивает руководителей. Им кажется, что лидер «поручил – и забыл», а тут, оказывается, нужно затрачивать какие-то усилия на инструктаж и обучение! Действительно, в самом начале использования делегирования оно может требовать дополнительных временных затрат, но это ни в коем случае не превращает делегирование в «вора времени». Если делегируемая задача воспринимается коллегой как чрезвычайно сложная, лучше не тратить время на обучение, а делегировать это задание кому-нибудь более компетентному.Установите четкие и реалистичные сроки выполнения задания.

В любом случае, даже при делегировании несрочных задач, необходимо ставить перед человеком конкретную дату (час) выполнения задачи и контролировать ее соблюдение.

Если сочлен является новичком в решении делегированных задач, то руководителю необходимо определять срок выполнения каждой задачи с определенным запасом, чтобы в случае возникновения сложностей существовал резерв времени на доработку задания.

  • Основные моменты делегированного задания оформите письменно (или попросите сотрудника, чтобы он записал поручение).
  • Проверьте понимание задания и мотивацию. В очередной раз напомним, что делегирование – это поручение сотруднику «необязательной» задачи. Именно поэтому в данной ситуации особенно важно получить от сотрудника (непосредственно в момент делегирования) обратную связь о том, насколько хорошо он понял порученное задание и насколько он заинтересован в его выполнении. При необходимости следует дополнительно мотивировать человека и более подробно разъяснить ему делегированную задачу.
  • Предоставьте запасные ресурсы и каналы помощи. В некоторых случаях, даже если задача сформулирована достаточно четко и даже если проведено необходимое обучение, при выполнении делегированной задачи он все равно может столкнуться с какими-нибудь непредвиденными сложностями. Иногда случается так, что под воздействием этих сложностей сотрудник впадает в панику и вполне способен наломать дров, пытаясь решить проблему доступными ему, но малоэффективными способами, и провалить выполнение поставленной задачи.

    Чтобы он не провалился при возникновении неожиданных сложностей, при делегировании необходимо предоставить ему запасные ресурсы (своего рода стратегический резерв, который можно использовать только в экстраординарных обстоятельствах), а также каналы помощи, то есть других компетентных членов, которых можно в случае крайней необходимости попросить прийти на подмогу.

  • Четко укажите на способы обратной связи и формы контроля.
  • Информируйте всех, с кем будет взаимодействовать человек, о его задаче, правах и полномочиях.
  • «Запланируйте» проблемы. Как ни парадоксально это звучит, но нужно постараться предугадать трудности («запланировать» проблемы), которые могут возникнуть у сотрудника при выполнении делегированной ему задачи. Подобное предвидение, если вы хорошо знаете работающих с вами людей, является не очень сложным, но позволит весьма эффективно подстраховаться, заранее наметив запасные варианты решения проблемы (достижения поставленной цели).
  • Четко определите критерии качества процесса и результата работы.

    «Неформальные» правила делегирования:

  • В момент делегирования демонстрируйте человеку, что вы ему доверяете, верите в его способности и силы.
  • Допускайте возможность ошибок, будьте готовы к ним. Не наказывайте за ошибки, особенно если система делегирования только начинает внедряться в организацию работы.
  • Воспитывайте у членов чувство собственного достоинства – поручайте им такие задачи, которые были бы интересны для них, помогали бы им личностно развиваться и расти.
  • Уважайте и цените человека, выполняющего новую и «необязательную» для него работу, оказывайте ему моральную и психологическую поддержку.
  • Проявляйте гибкость в делегировании, давайте другим членам возможность попробовать свои силы в решении разных задач и разными способами.
  • Наберитесь терпения – первоначально делегирование требует затрат сил и времени, но потом в значительной мере облегчит работу и повысит ее эффективность.

    Находите время для работыэто условие успеха.
    Находите время для размышленийэто источник силы.
    Находите время для игрыэто секрет молодости.
    Находите время для чтенияэто основа знаний.
    Находите время для дружбыэто условие счастья.
    Находите время для мечтыэто путь к звёздам.
    Находите время для любвиэто истинная радость жизни.
    Находите время для весельяэто музыка души.

    В ПУБЛИКАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНА ЛИТЕРАТУРА:

      Архангельский,Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений [Текст] / Г. Архангельский. – М. : Альпина Паблишер, 2015. – 211 Архангельский,Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать [Текст] / Г. Архангельский. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2014. – 748 c.Тайм-менеджмент. Полный курс [Текст] / Г.Архангельский, М. Лукашенко, Т. Телегина, С. Бехтеров. – М. : «Альпина Паблишер», 2012. – 312 с.Архангельский,Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы [Текст] / Г. Архангельский. – СПб. : «Питер», 2003. –251 с.Богославец,Л.Г., Давыдова, О.И. Тайм-менеджмент в работе образовательных учреждений. Методическое пособие [Текст] / Л.Г. Богославец, О.И. Давыдова. – М.: ТЦ Сфера, 2012. – 128 c.Васильченко,Ю.Л. Самоучитель по тайм-менеджменту [Текст] / Ю.Л. Васильченко, З.В. Таранченко, М.Н. Черныш. – Спб. : Питер, 2007. – 256 с.Гамидуллаев,Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст] / Б.Н. Гамидуллаев. – Пенза, 1997. – 95 с.Горбачев, А. Тайм-менеджмент в два счета [Текст] / А. Горбачев. – Спб. : «Питер», 2009. – 256 с.Дод,П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы [Текст] / П. Дод, Д. Сандхайм. – СПб. : Издательство «ДИЛЯ», 2008. – 128 с.Аллен, Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity [Текст] / Д.Аллен. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2011. – 368 с.Зайверт,Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время [Текст] / Л. Зайверт. – М. : Интерэксперт, 1995, – 267 с.Калинин,С.И. Тайм-менеджмент : Практикум по управлению временем [Текст] / С. И. Калинин. – СПб. : Речь, 2006. – 371с.Кеннеди,Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль временем [Текст] / Д. Кеннеди. – М. : Альпина Паблишер, 2015. – 199 c.Кеннеди,Д. Жесткий менеджмент. Заставьте людей работать на результат [Текст] / Дэн Кеннеди. – М.: Альпина Паблишер, 2014. – 292 c.Кови,С. Восьмой навык. От эффективности к величию [Текст] / С. Кови. – М. : Альпина Паблишер, 2014. – 408 c.Кови,С. Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности [Текст]/ С. Кови. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 571 c.Лимончелли,Т. Тайм-менеджмент для системных администраторов [Текст] / Т. Лимончелли. – М.: Символ, 2015. – 240 c.Моргенстерн,Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни [Текст] / Д. Моргенстерн. – М. : Добрая книга, 2015. – 256 c.Мрочковский,Н. Экстремальный тайм-менеджмент [Текст] / Н. Мрочковский, А. Толкачев. – М. : Альпина Паблишер, 2020. – 210 c.Сидорова, Н.А. Тайм-менеджмент: Создание оптимального расписания дня и эффективная организация рабочего процесса [Текст] / Н.А.Сидорова. – М. : Дашков и К, 2013. – 220 c.Трейси,Б. Тайм-менеджмент [Текст] / Т. Брайан. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 144 c.Трейси,Б. Управляй своим временем и удвой результаты [Текст] / Б. Трейси. – М. : Вильямс., 2006. – 64 с.

    Третий уровень: тайм-менеджмент

    Фрагмент книги Тамара Майлс. Пирамида эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.

    Пирамида эффективности отражает принципы известной пирамиды потребностей Маслоу. Это система, по законам которой прежде чем заняться тайм-менеджментом, надо навести порядок дома и в офисе, и только после этого переходить к вопросам целеполагания и самореализации. Книга будет интересна всем, кто хотел бы стать более эффективным в работе и жизни.

    Вы готовы начать жить на полную катушку, то есть использовать по максимуму наиболее ценный ресурс — время? Кем бы вы ни были, простой уборщицей или CEO* международной корпорации, реальность такова, что у вас есть лишь 24 часа в сутки, а число суток, имеющихся в нашем распоряжении, к сожалению, ограниченно. Следующие главы помогут вам научиться распоряжаться временем максимально эффективно, то есть соотносить это время с теми занятиями, которые важны для достижения ваших целей.

    За последние двадцать лет объем рабочего времени американцев увеличился примерно на 15%. в среднем рабочая неделя руководителя составляет порядка 51 часа. При этом наше свободное время сократилось на 33%. Об этом свидетельствуют результаты исследования, проведенного в 2006 году компанией NFI Research. Каждый день мы пытаемся распределить 24 часа для выполнения повседневных дел и совместить это со всеми своими обязательствами. При этом, если вы тратите больше времени на то, чем вам нравится заниматься, вы улучшаете качество своей жизни и более успешно справляетесь со стрессом. Практически все сегодня живут в состоянии стресса. Чтобы успеть справиться со всеми рабочими делами, мы, как правило, начинаем больше работать. Однако время — это ресурс ограниченный, и поэтому мы сокращаем время, которое остается на другие важные аспекты нашей жизни — например, семью и друзей.

    *CEO (Chief Executive Officer) генеральный директор; высшее должностное лицо компании. Прим. ред .

    Тайм-менеджмент включает в себя в том числе постановку целей в ключевых областях вашей жизни и выделение времени на эти области. Вы научитесь работать эффективнее, а не больше и достигать тех же самых результатов, что и сейчас, но при этом у вас будет оставаться время на другие важные вещи в жизни. Итак, как этого добиться? Как научиться эффективно управлять своим временем?


    Три «П» тайм-менеджмента

    Из последующих глав вы узнаете о трех «П» тайм-менеджмента:

    1. Планирование. Определите круг задач, над которыми вам предстоит работать: все, что вы должны или хотите сделать.
    2. Приоритеты. выделите приоритеты: чем вы должны заняться в первую очередь, во вторую очередь и не заниматься вообще.
    3. Приведение в исполнение. Одно дело — знать, что нужно делать, и совсем другое — действительно это исполнять. Исполнение означает, что вы придерживаетесь плана.

    Эти три «П» помогут приблизиться к той системе управления временем, которая подойдет именно вам. не существует системы, идеальной даже для одного человека. если вы и нашли для себя систему, скорее всего, вам понадобится совмещать разные техники и отдельные части разных систем, пока вы не найдете свой вариант. в этих главах поговорим об основах и некоторых простых подходах к тайм-менеджменту. Однако прежде удостоверимся, что все мы понимаем, что такое тайм-менеджмент и чем он точно не является.

    Что такое тайм-менеджмент

    В своем бестселлере Rework* Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон, основатели компании 37signals**, жалуются на трудоголиков и говорят, что это люди, которые «пытаются решить проблемы только тем, что уделяют им как можно больше времени. если вы больше работаете, это вовсе не значит, что вы больше переживаете за результат или больше успеваете сделать». Они говорят, что настоящие герои находятся в это время дома, несмотря на то что трудоголики стараются внушить им чувство вины только за то, что они «работают столько, сколько должны»1.

    Вероятно, вы уже сформулировали, что тайм-менеджмент значит для вас лично. Тем не менее у этого понятия множество различных значений. Рассмотрим третий уровень — тайм-менеджмент — в контексте Пирамиды эффективности.

    Стивен Кови в бестселлере The 7 Habits of Highly Effective People*** пишет: «Какое значение имеет, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, это не самое важное?» Тайм-менеджмент учит нас в первую очередь уделять внимание самым важным делам. Это не значит, что мы будем успевать сделать больше за меньшее время.

    *Издана на русском языке: Фрайд Д., Хенссон Д. Rework. Бизнес без предрассудков. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2010. Прим. пер.

    **37signals — американская частная компания, разработчик прикладного программного обеспечения, известная как создатель фреймворка Ruby on Rails. Располагается в городе Чикаго. C 2014 года компания переименована в Basecamp. Прим. пер.

    ***Издана на русском языке: Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. — М. :Альпина Паблишер, 2014. Прим. пер.

    Очень многие приходят на мои семинары по тайм-менеджменту в надежде именно на это. на самом же деле это создание системы или системного подхода для выполнения самых важных задач, даже если это значит, что вы сделаете меньше по объему. если применить к тайм-менеджменту принцип Парето*, также известный как правило 80:20, вы поймете, что 80% результата вы получаете от 20% вашей деятельности в конкретный день, неделю, месяц или год. Именно так: 20% того, что вы делаете, приносит вам 80% результата.

    Гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You («Как заставить время работать на вас») приводит следующее определение тайм-менеджмента: «достижение важных целей за счет относительно неважной деятельности»2. Мы тратим 20% времени, чтобы выполнить 80% наших дел — тех срочных задач, которые кажутся нам важными, но, сколько бы усилий мы ни прилагали, это не приближает нас к желаемой цели. Эффективный тайм-менеджмент заключается в том, чтобы понять, какие 20% наших усилий помогут нам достичь того, что наиболее важно, и в первую очередь сосредоточиться именно на этом.

    Об управлении временем можно говорить с позиции управления выбором. Строго говоря, мы не можем управлять временем. Это данность. У всех нас одинаковое количество времени. Однако мы можем управлять нашим выбором относительно времени, имеющегося в нашем распоряжении: чем конкретно мы решаем заняться в тот или иной момент. в современном обществе тот богатый выбор, которым мы обладаем, оказывает огромное влияние на наше время. если задуматься, сегодня у нас тысячи различных вариантов, чем мы можем заняться, чего можем добиваться, и мы хотим все и сразу. в списках задач практически у всех людей значится гораздо больше дел, чем имеется времени на них.

    *Закон Парето, или принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». выбор чисел 20 и 80 является данью заслугам Парето, выявившему конкретную структуру распределения доходов среди итальянских домохозяйств, которой и было свойственно сосредоточение 80% доходов у 20% семей. Прим. пер.

    Понимание того, от чего вам стоит отказаться, так же важно, как и осознание, что вы должны делать. Принятие решений сегодня занимает много времени.

    В своей книге The Age of Speed: Learning to Thrive in a MoreFaster Now World* винс Посенте цитирует, что «по результатам соцопроса в 2006 году только 26% из числа тех, кто заявил, что им всегда не хватает времени, предпочли бы уменьшить количество дел, которыми они занимаются; остальные же предпочли бы, чтобы у них было больше времени, чтобы все же выполнить все то, что они делают»3. Мы не хотим от чего-то отказываться, однако время — ресурс ограниченный, и здесь нам на помощь приходит тайм-менеджмент.

    В современном обществе во главу угла ставятся деньги. Мы уже привыкли к понятию финансового бюджета. У большинства людей есть хотя бы приблизительное представление о своем ежемесячном личном бюджете. При этом практически никогда вы не услышите, чтобы кто-то говорил о своем бюджете времени. время — это единственный ресурс, который действительно имеет значение. Мы не придаем времени тот же статус, что и деньгам, однако должны научиться управлять временем так же, как и деньгами, или даже лучше. вы всегда можете заработать больше денег, но не времени. Эффективные личности все больше начинают относиться ко времени как к самому ценному невозобновляемому ресурсу.

    Как и организация своего пространства, тайм-менеджмент — это навык. Он требует практики, а овладение им занимает время. Это все равно что освоить новый вид спорта или игру на музыкальном инструменте. Хорошая новость в том, что мы способны овладеть этим навыком в совершенстве. нужно просто научиться думать в долгосрочной перспективе. вы должны настроиться на то, что вам придется создать собственную систему и отказаться от старых привычек. Как и с любым другим навыком, чем больше вы станете практиковаться и чем более осознанно к этому подойдете, тем более эффективно будете управлять временем.

    * Издана на русском языке: Посенте В. Жизнь на максимальной скорости. — М. : альпина Паблишер, 2010. Прим. пер.

    Основные выводы

    Есть много различных определений тайм-менеджмента. вот два из них:

    • Тайм-менеджмент — это выполнение того, что действительно важно, тех вещей, которые ведут к достижению ваших целей.
    • Тайм-менеджмент — это управление выбором. Мы не можем управлять временем как таковым; мы можем управлять только тем, что решаем делать в это время.

    Планирование в тайм-менеджменте

    То, что вы заняты, еще не значит, что вы действительно работаете. Цель любой работы — в ее конечном результате, и, чтобы его добиться, необходим взвешенный подход, система, планирование, интеллект, искреннее желание, а также работа до седьмого пота. Видимость работы еще не есть работа.
    (Томас Эдисон)

    Возможно, вы слышали выражение: «неудачное планирование — это запланированная неудача». вы всегда можете изменить первоначальный план, однако должны с чего-то начать. Наличие плана позволяет более эффективно распорядиться теми возможностями, которые у вас есть. Известно ли вам, что из восьмичасового рабочего дня продуктивная работа обычного офисного сотрудника составляет примерно 35%? все остальное время, то есть около пяти часов в день, он тратит на те занятия, которые мешают ему быть продуктивным: ищет что-то нужное ему по работе, отвечает на чьито вопросы и просьбы, ведет поиск в интернете и читает электронную почту.

    Первое из трех «П» тайм-менеджмента обозначает планирование. Это первый шаг к более эффективному управлению своим временем. вам нужно решить, что вы должны сделать в течение дня, месяца, года или более длительного периода. Подумайте над этим. вы вряд ли начали бы крупный проект на работе без предварительного планирования. вы не открыли бы свой бизнес без тщательно продуманного бизнес-плана. Почему же тогда идете по жизни, не думая о будущем и не пытаясь организовать свои занятия и задачи? ваш календарь — базовый инструмент тайм-менеджмента, который вы можете использовать для планирования. гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You пишет: «Когда вы планируете свою деятельность и задачи, вы переходите от намерения к обязательству их выполнить»1. Как только вы добавили в календарь какую-то задачу и выделили конкретное время на ее выполнение, вы приняли на себя определенные обязательства довести это дело до конца. С чего начинается этот путь?

    Записывайте всё

    В любой книге по тайм-менеджменту говорится о том, что первый шаг к планированию — это выбросить из головы всё. Начните с того, что перенесите на бумагу или в вашу электронную систему все мысли, что вертятся у вас в голове. Очистите сознание. Запишите, что вас тяготит и вызывает стресс. Сюда относится то, чем вы должны заниматься: рабочие проекты, деловые задачи, мелочи, серьезные вещи, личные дела, дни рождения, годовщины, запись на прием к врачу, профессиональные или семейные вопросы, образовательная деятельность, финансы и многое другое. Изложив это на бумаге, вы сможете увидеть картинку целиком и перестать беспокоиться о том, что что-то забыли, стараясь постоянно держать всё в голове. ваша голова должна быть свободна для принятия стратегических решений и исполнения вашего плана, а не занята тем, чтобы помнить обо всем, что надо сделать.

    Итак, вы очистили сознание от назойливых мыслей о том, что вам нужно не забыть. Теперь самое время взглянуть на список задач и решить, что, когда и как вы собираетесь делать. начните с примерной оценки, сколько времени у вас может уйти на выполнение каждой задачи или проекта из вашего списка. Примите во внимание, что мы все склонны недооценивать, сколько времени нам действительно понадобится. вспомните, сколько раз вы говорили: «Я буду на месте через пять секунд», хотя на деле получалось совсем не так быстро? Общее правило: предположите, сколько времени может потребоваться, и добавьте еще половину или треть. Когда вы попытаетесь оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение всех задач из вашего списка, то довольно быстро поймете, что дел в вашем списке гораздо больше, чем времени на их выполнение.

    Четыре варианта принятия решения

    Управление временем, как вы помните, — это управление выбором. Мы все хотим успеть сделать гораздо больше, чем позволяет время, а потому нужно проанализировать свой список задач и решить, на какие из них вы потратите время.

    Есть четыре основных способа решить, будете ли вы что-то делать:

    1. Выбрать. Определите, что для вас является важным и необходимым.
    2. Удалить. вы можете удалить какие-то задачи из своего списка, приняв взвешенное решение что-то не делать.
    3. Подождать. вы можете отложить выполнение каких-то задач на следующий месяц или позже.
    4. Делегировать. вы можете делегировать выполнение какой-то задачи, чтобы это сделали за вас.

    вы принимаете решение о выполнении задачи, когда вносите ее в календарь и выделяете на это время. Как только вы составили план и определили, что будете делать, начинайте действовать. Как говорится, «планируйте работу, а затем работайте над воплощением плана».

    Практически все доступные системы тайм-менеджмента в качестве первого шага рекомендуют перенос всех задач и дел, которые вы держите в голове, на бумагу. Запишите, что вам нужно сделать, и начните приводить этот список в исполнение. нужно выбросить из головы всё, потому что вам не нужны лишние заботы о том, не забыли ли вы о чем-нибудь. ваше сознание должно быть свободно для более глобальных мыслей: вы должны мыслить стратегически, творчески, выступать с новыми проектами, идеями и различными решениями. в своей книге Getting Things Done* Дэвид аллен называет это состояние «сознание как вода»2.

    История Бесс

    Бесс обратилась ко мне с просьбой помочь организовать домашний офис, когда я еще занималась консультированием по вопросам организации рабочего пространства. Она юрист и на тот момент работала в одной из юридических компаний на условиях частичной занятости. ее муж — менеджер проектов в строительстве, он занят на работе целый день. Так получилось, что она столкнулась с проблемой, которую безуспешно пыталась решить более года. У Бесс четверо детей разного возраста, старшему десять лет, поэтому она работает три дня в неделю. Кроме того, в начале года им пришлось заняться капитальным ремонтом старого дома, купленного несколько лет назад. Основными задачами было сделать новую крышу, теплоизоляцию, окна и переделать кухню. в самый разгар ремонта Бесс вновь забеременела. Согласитесь, непростая ситуация!

    в повседневной рутине был один аспект, который Бесс всегда откладывала на конец дня, потом на конец недели, а к тому моменту, когда она обратилась ко мне, решение этого вопроса было отложено уже на конец года: разбор писем. если она получала какую-то корреспонденцию по почте от незнакомого отправителя, это письмо отправлялось в кучу таких же сомнительных писем. груда писем увеличивалась, и Бесс все более пугала мысль о том, что ей нужно разобрать накопившиеся бумаги. При этом не забывайте, что она умная, способная и успешная женщина.

    *Издана на русском языке: Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — М. : Манн, Иванов, Фербер, 2010. Прим. пер.

    У нее скопилась почта за целый год, когда мы наконец взялись за решение этой задачи. К тому моменту она уже подключила сервис автоплатежа для оплаты всех коммунальных услуг, потому что однажды столкнулась с ситуацией, когда все системы в доме были отключены за просрочку. Разбирая почту, мы нашли примерно сорок кредитных карт, потому что она никогда не отменяла автоматически созданные карты, которые обычно рассылаются банками по почте. Когда мы наконец разобрали почту за год, обнаружилось, что помимо сложностей с почтой главная проблема Бесс крылась в области тайм-менеджмента. на работе у нее была помощница, которая все делала за нее: от планирования встреч до напоминания о задачах на день и подготовки бумаг. Когда я проводила оценку, чтобы составить общую картину происходящего, обнаружила, что у нее нет календаря для событий ее семейной жизни. Я спросила Бесс, как она следит за тем, когда нужно записаться на прием к врачу, и она ответила: «Мне звонят за день до этого и напоминают».

    Есть очень умные люди, которые привыкли все держать в голове. Однако когда границы их мира расширяются, практически невозможно продолжать помнить обо всем. Бесс развозила четверых детей по школам, садикам, дополнительным занятиям, плановым посещениям врачей в дополнение к своему рабочему расписанию и домашним обязанностям. Мы создали систему планирования в бумажном формате, чтобы помочь ей формировать ее домашнее расписание. Она брала этот календарь на работу, чтобы ее помощница координировала его с рабочим расписанием. Бесс пришлось научиться вести календарь, потому что до этого у нее никогда не было в нем необходимости. Сейчас она использует смартфон вместе с онлайновым календарем и системами напоминаний. Бесс больше не чувствует себя перегруженной. Сортировка почты стала для нее ежедневным занятием. Она не забывает о встречах и избавилась от гнетущего чувства, что она всегда на шаг позади и вечно опаздывает.

    Как мы уже говорили, отложенные решения всегда ведут к беспорядку. Путаница в мыслях и неорганизованный календарь — это тоже следствие отложенных действий. Решайте, что вы будете делать и какого результата хотите добиться, когда задачи только возникают, не ждите и не откладывайте. Постарайтесь не затягивать этот процесс, чтобы не создавать беспорядка.

    Использование календарей

    Очень важным моментом в планировании является выбор календаря или системы планирования задач. не существует единственно правильной системы для всех. Подберите тот вариант, который подойдет именно вам. Одних устраивает бумажный формат, другие предпочитают пользоваться электронными устройствами. Большинство моих клиентов довольны тем, что у меня все зафиксировано на бумаге. По сути, не так уж и принципиально, на каком носителе будет ваша система. Самое важное — выбрать одну-единственную систему и придерживаться ее. Применять еще одну систему управления временем стоит только в том случае, если есть веская причина или вы достаточно подкованы технически, чтобы при необходимости инкорпорировать это расписание.

    В дублировании информации нет ничего плохого, если у вас есть на то основания и если вы эффективно с этим справляетесь. Ошибка большинства людей в том, что они одновременно ведут два или три календаря: например, один для рабочих задач, а другой — для личных дел. но ведь у вас не две жизни, и большинство из нас не могут находиться в двух местах в одно и то же время, так что самый простой способ отслеживать все свои задачи и понимать, как на самом деле выглядит ваш день, — вносить информацию в один календарь. Кроме того, вам необходимо периодически сверять свой календарь с календарями супруга или супруги, детей и родителей. Каждое воскресенье вечером мы с мужем садимся и проверяем наши календари на предстоящую неделю, чтобы убедиться, что мы не забыли ни о чем из того, что нужно сделать. Я уверена, что он будет дома, когда мне понадобится его помощь, и мы точно понимаем, где будет находиться в течение недели каждый из нас и чем заниматься. Тогда же я планирую наше меню на неделю: я знаю, кто и когда будет дома и что из продуктов мне нужно купить в понедельник. Эти совместные усилия позволяют нам целенаправленно подойти к планированию недели.

    Еще одна функция планирования заключается в том, чтобы заниматься различными задачами в то время, которое оптимально для них подходит. важные дела лучше всего назначать на то время, когда вы наиболее продуктивны. У многих людей пик эффективности приходится примерно на десять утра. если это относится и к вам, «забронируйте» для себя драгоценное время с десяти до одиннадцати или с девяти до десяти утра. время, когда вы максимально продуктивны, лучше отвести для работы над самыми важными проектами, потому что именно тогда вы способны мыслить наиболее четко. Этим временем стоит распорядиться грамотно и не растрачивать его на повседневные деловые встречи, телефонные звонки, проверку почты и другие задачи, которые можно выполнить в другой момент.

    Одна жизнь, одна система

    Возможно, вам покажется знакомой история Анны. Она замужем, у нее двое детей, которые учатся в начальной школе. анна работает на условиях неполного дня в местном университете, где занимается организацией мероприятий. Показывая мне свою систему планирования, она сначала открыла электронный календарь на компьютере, куда заносила рабочие задачи. в свой календарь она добавила расписание мужа, синхронизировав события его календаря со своим. Затем она указала мне на календарь, висящий на кухне, куда обычно заносила личные и семейные дела. на мой вопрос, насколько эффективна эта система, анна призналась: «Я постоянно нервничаю, потому что пропускаю события из календаря на кухне. Когда я не дома, то абсолютно забываю сверяться с нашим «семейным» расписанием. Мне очень неловко, что я так часто опаздываю или вообще забываю о назначенных встречах и других делах».

    Она пропускала важные мероприятия из-за того, что была не на кухне и не могла заглянуть в находящийся там календарь. анна повесила свой «семейный» календарь на кухне, потому что, когда она была маленькой, так делала ее мама. анна решила, что это правильно. Мы объединили два ее календаря, и с того момента, когда она начала хранить всю информацию в одном месте, то перестала опаздывать на встречи и забывать о каких-то делах.

    В этом вопросе нет понятий «правильно» и «неправильно»: важно лишь то, подходит эта система лично вам или нет. Календарь на кухне вполне мог бы оказаться полезным молодым мамам, которые постоянно находятся дома и занимаются семейными делами. Этот календарь у них всегда под рукой, и они могут вносить туда какие-то события. но если вы работаете — неважно, в офисе или дома — и уже пользуетесь электронным календарем, который вас устраивает, тогда придерживайтесь его и отмечайте в нем все ваши задачи. Учитывая современные технологии, такие как смартфоны, планшеты, «облачные» технологии, Google-календарь, существует много способов объединить ваш личный и деловой календари. вы можете использовать и два устройства для ведения календаря, если вам это удобно и у вас не происходит неоправданного дублирования информации. лично я предпочитаю записывать все на бумаге. Мне нравится сам процесс. Я лучше запоминаю, когда пишу, поскольку обычно представляю себе страницу и думаю о том, где я что-то записала. При этом я также пользуюсь календарем в своем смартфоне. Я это делаю осознанно, по вполне конкретной причине, и не дублирую свои задачи в двух местах. Календарь в смартфоне напоминает мне о важных делах, назначенных на определенную дату и время, когда я точно знаю, что буду не у компьютера и мне будет нужна дополнительная подсказка. К таким делам относятся события из школьной жизни детей, библиотечные книги, которые мне нужно вернуть, телефонные звонки клиентам, которые нужно сделать или иметь возможность на них ответить. в то время как у меня может не оказаться под рукой компьютера или системы планирования, смартфон всегда со мной и всегда напоминает о подобных вещах. если я хочу посетить какое-то мероприятие вечером вместе с мужем, то отправляю ему приглашение через календарь. У меня нет доступа к его календарю, однако муж сам внесет в него мое мероприятие, и мы оба можем быть уверены, что это вопрос решенный. Он полностью полагается на свой рабочий календарь и часто обращается к синхронизированным версиям в своем iPhone и iPad. Он настолько зависит от этого календаря, что у нас даже установилось негласное правило: если мероприятия нет в календаре, мне не стоит ожидать, что муж на него придет. если он по каким-то причинам не может пойти со мной, то просто отклоняет приглашение. Это сигнал к тому, что нам нужно скорректировать ситуацию: например, пригласить няню посидеть с детьми или изменить наши расписания.

    Все остальные планы: время работы над проектами или посещение спортивного зала, мероприятия — я заношу в свою бумажную систему планирования. В моем случае эта система очень эффективна. Обратите внимание, что это не жесткая рекомендация всем и каждому. Это лишь пример того, как можно использовать два устройства (например, смартфон и систему планирования в бумажном формате), чтобы это было эффективно и удобно, потому что, по сути, вы пользуетесь единой системой.

    Система планирования в бумажном формате

    Несколько лет назад моим клиентом стала директор по маркетингу одной крупной компании, в которой все сотрудники должны были использовать электронный календарь в Outlook. Женщина уже много лет пользовалась бумажной системой планирования, которая ей очень нравилась, и она продолжила использовать привычную систему одновременно с календарем в Outlook и копировала все задачи из электронного календаря в бумажную версию. Этот процесс отнимал у нее много времени, однако не страховал от ошибок. Эти две системы были избыточны. У моей клиентки отсутствовала объективная необходимость в использовании бумажной системы планирования на работе.

    Проанализировав, почему она не хотела от нее отказываться, мы пришли к выводу, что ей, как и мне, просто нравилось все записывать. Она отдавала себе отчет в том, что избыточная система планирования в бумажном формате отнимает у нее время. Мы заменили ее блокнотом, где она могла делать заметки и составлять список задач, чтобы ничего не забыть. Кроме того, теперь она так составляет расписание в своем рабочем электронном календаре, чтобы полностью «закрывать» то время, когда ей необходимо работать над проектами или задачами. Этот пример еще раз доказывает, что можно эффективно совмещать два метода, если вы четко понимаете, какую роль отводите каждому из них. необходимо позаботиться о том, чтобы исключить бессмысленное дублирование и эффективно отслеживать свои задачи. Когда вы найдете такую систему, которая отвечает всем вашим требованиям и пользоваться которой вам удобно, придерживайтесь ее, и она будет работать на вас.

    Отслеживание задач в тайм-менеджменте

    Существует несколько способов отслеживать задачи. Самый простой — записывать на листе бумаги или в блокноте все дела по мере их возникновения. Конечно, после этого вы должны решить, когда собираетесь заняться этими делами, и внести эту информацию в ваш календарь или другую систему планирования.

    Можно использовать электронную систему планирования, которая интегрируется с календарем и автоматически вносит в него задачи. например, если вы используете Outlook в качестве почтового клиента и календаря, можете применять функцию Tasks («Задачи»), чтобы отслеживать задачи из календаря. есть много приложений, помогающих создать список задач в смартфоне или на компьютере, например: www.rememberthemilk.com, www.toodledo.com и www.todoist.com. если вы пользуетесь системой планирования в бумажном формате, есть ежедневники, с помощью которых можно внести задачи в расписание: The Planner Pad® и FranklinCovey Planners, к примеру.

    Неважно, какую систему вы выберете. главное — придерживайтесь ее, активно ею пользуйтесь и не забывайте выделять время в календаре для работы над задачами. если вы привыкли записывать все, что вам нужно выполнить, а затем постепенно работаете над каждым пунктом, значит, вы на пути к определению приоритетов.

    Основные выводы

    • Планируйте свой календарь. Планирование — это ваше решение выполнить определенную задачу, которое выражается в том, что вы вносите ее в календарь, отводя время на ее выполнение.
    • Записывайте всё, чтобы точно знать, что вам нужно сделать.
    • Решите, что делать с каждым пунктом из вашего списка дел: выберите, что важно, удалите пункт из списка, подождите и выполните этот пункт позже или делегируйте задачу.
    • выберите для себя правильный инструмент планирования, будь то ежедневник, электронный или настенный календарь.

    Управление временем: как все успевать делать?

    включайся в дискуссию

    Поделись с друзьями

    Многие люди все время жалуются на нехватку времени. Хочется успеть выполнить множество задач, но ничего не получается. От этого нарастает нервное напряжение, портятся отношения с близкими. Если ничего не предпринимать, время будет уходить, как песок. А дальше можно потерять все самое дорогое: работу, друзей, семью. Чтобы этого не случилось, нужно научиться распределять свой потенциал в плане выполнения различных дел правильным образом.

    Что это такое?

    Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

    К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

    Чтобы избежать потерь, необходимо проводить исследование временных затрат, выделенных на реализацию каких-либо планов.

    Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

    • Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
    • Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
    • Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
    • Неважные дела отвлекают от основной работы.
    • Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
    • Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
    • Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
    • Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

    Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

    Поэтому необходимо применять такую методику, как тайм-менеджмент. Данное название переводится, как управление временем.

    А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

    Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

    Принципы

    Когда человек стремится охватить все и сразу, при этом не утруждает себя планированием и не берет под контроль ситуацию, возникают проблемы со временем. Тогда ему кажется, что драгоценные часы уходят и тратятся впустую.

    Поэтому необходимо принципиально подходить к процессу распределения сил и ресурсов, способствующих выполнению различных дел. Если все правильно распределить, то можно все успеть.

    Планируйте свои действия

    Безусловно, это важный момент. Начинать его необходимо с создания подходящей для этого обстановки. Если говорить о месте работы, то здесь следует прежде всего окружить себя приятными вещами и убрать с глаз все лишнее. Это касается как материальных, так и нематериальных моментов.

    Над столом можно установить специальную доску на магнитах. Каждый день вы должны будете составлять план выполнения различных мероприятий, в котором все будет рассчитано по минутам.

    И запомните, что данные мероприятия – это долгосрочное планирование. К нему необходимо привыкнуть. Сосредоточьтесь на работе, и она вам станет не в тягость.

    То же самое можно сказать и об обязанностях по дому, которые вам предстоит выполнять каждый день. В этом случае стоит также составить определенный план. Поэтому создайте его и разместите при помощи магнита на холодильнике.

    Например, вы вечером после работы задумали постирать грязные вещи. Современные люди используют специальные машины. Поэтому вам не нужно тратить время на саму стирку. В этом вопросе главное – не забыть выполнить задуманное, а именно: загрузить белье и включить устройство. А дальше оно само выполнит всю работу. А пока белье будет стираться в машинке, можно пришить оторвавшуюся пуговицу или почистить картошку.

    Нужно планировать даже то, что вы будете есть на ужин. Блюда, которые очень долго готовить, лучше перенести на выходной день. В будние дни подойдут более простые рецепты.


    Формулируйте желаемый результат

    Чтобы выполнить данное условие, необходимо определиться с ключевыми направлениями деятельности. Например, попробуйте выбрать самые насущные задачи и включить их в первостепенный список.

    Например, в только что наступившем месяце вы хотите перевыполнить план и улучшить показатели. Если вы менеджер по продажам, значит, вам необходимо создать цель, а именно: обзвонить с различными предложениями не только уже создавшуюся базу клиентов, но и привлечь к данному процессу еще большее количество лиц, заинтересованных в вашей деятельности.

    Для этого вам необходимо обозначить примерную цифру доходности, которая, безусловно, повысится в результате проводимых мероприятий. Это будут ваша цель и одновременно ожидаемый результат.

    Такие же примерно мероприятия можно провести, если вы хотите успеть выполнить в наступающем месяце определенные задачи, которые позволят облагородить ваш быт и реализовать цели личного характера, например, провести ремонт в квартире во время отпуска. Зачастую бывает так, что люди запланировали одно, а получилось совсем другое.

    Поэтому и в этом вопросе необходимо поставить цель, обозначить результат и двигаться к этим факторам, несмотря на трудности. Они, скорее всего, не возникнут, если вы перед началом работ все правильно рассчитаете.

    Первый пункт – это денежные затраты. Определитесь с ними. Затем распишите в подробностях все мероприятия, что предстоит выполнить, и визуализируйте результат. Для этого можно повесить на холодильник чертеж, на котором будут обозначены все выполненные работы.

    Например, в первый день отпуска вы закажете все необходимые материалы, которые будут использоваться для отделки. Если для этого понадобится выделить больше времени, то выделите его.

    Еще один день потребуется для того, чтобы получить заказ из строительного магазина. Все необходимые компоненты нужно проверить и определиться с их временным месторасположением. Этот вопрос также тщательно продумайте и определитесь с результатом проделанной работы.Следом распланируйте все свои действия по порядку. Например, после полной готовности к ремонту в плане завезенных материалов распишите каждый день в плане выполнения самих работ по дому.

    И еще, обязательно оставьте 1-2 резервных дня на всякий случай.

    Вдруг что-то пойдет не так, и одна из манипуляций займет времени немного больше, чем было задумано ранее. Например, вы почувствуете себя плохо, и вам потребуется на восстановление сил несколько дней.

    Фиксируйте план действий

    Данное мероприятие необходимо выполнять самым тщательным образом. Лучше всего это сделать на листе бумаги и разместить на самом видном месте.

    И помните, что данные правила должны касаться как служебных обязанностей, так и обязанностей по дому. Тем, кто немного рассеян, нужно все действия расписывать по минутам. Чтобы вы не забывали о том, что ограничены во времени, ставьте «напоминалки» на телефон или будильник. Как только задание будет выполнено, вычеркните его из списка.

    Важный момент: не планируйте организацию сразу очень большого количества дел. Выделяйте на их реализацию нужное время, иначе вы запутаетесь и ничего не успеете.

    Расставляйте приоритеты

    Этот важный момент необходимо выполнять с особой тщательностью, иначе вы затратите максимум энергии, устанете, потратите время, а цель так и не будет достигнута.

    Поэтому сначала старайтесь выполнить самые важные задачи, которые будут отправной точкой. Неотложные и очень нужные мероприятия должны стать фаворитами первой половины дня.

    Уже после обеда вы почувствуете удовлетворение от работы. Данный фактор снимет стресс и настроит на позитив.

    Фокусируйтесь на главном

    На работе этот вариант просто необходим. Кроме общего плана действий, составляйте еще один – дополнительный. В план-целеполагание вносите те пункты, которые вам необходимо выполнить «здесь и сейчас». А дальше пусть все дела по важности идут по убывающей.

    Анализируйте свой опыт

    Допустим, вы уже начали заниматься планированием, значит, уже в курсе, сколько времени уходит на ту или иную работу. Поэтому можете без труда определиться со временем, которое необходимо выделить на какое-либо конкретное мероприятие.

    А если говорить об объединяющих моментах, то просто записывайте все негативные факторы, которые были связаны с выполнением той или иной задачи. Это необходимо делать для того, чтобы не наступить на одни и те же «грабли».

    Планируйте отдых

    Безусловно, если вы будете работать на пределе возможностей, то вы не получите того результата, что ожидали от мероприятия под названием «планирование времени». Все это произойдет по банальной причине. Просто ваш мозг – это так называемый компьютер. Если его функции будут непомерными, он просто даст сбой, а вы получите вместо эффективного труда стрессовую ситуацию.

    Любой, даже очень занятой человек, должен выделять на свои личные нужды время.

    Если нет возможности взять кратковременный отпуск на несколько дней, то попробуйте выделить выходной для похода в релаксирующий салон.

    Благодаря этому действию вы отдохнете и приведете в порядок внешность.

    Методы

    Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

    Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

    В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

    Знайте: важные и срочные дела можно кому-нибудь перепоручить. Это выход из положения.

    Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

    Знайте: в теории срочность только вредит выполнению какого-либо дела. В этой системе находятся те дела, которые относят к категории «повседневные».

    Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

    В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

    При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

    Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

    • планируйте ежедневно;
    • планируйте еженедельно;
    • ставьте цели;
    • определяйте ценности.

    Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

    • Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
    • После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
    • Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
    • И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

    В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

    Поэтому выявите и определите свою роль в этой жизни. Может, этих ролей окажется намного больше? Ответьте сами себе на этот вопрос.

    Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

    Как научиться управлять временем?

    Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

    • Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
    • Обеденный перерыв длится 1 час.
    • Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
    • Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

    В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

    При таком загруженном графике многие люди успевают тратить время на просмотр телевизора, прогулки, походы по магазинам и многое другое. Бесспорно, работать без расслабления мозговой деятельности и без отдыха не сможет ни один человек.

    Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

    • Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
    • Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
    • Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

    Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

    Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

    А теперь рассмотрим конкретные советы.

    • Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
    • Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
    • Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
    • Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

    Секреты

    Эффективное использование времени можно взять под контроль. Для этого есть определенные хитрости.

    • Главная ошибка – планирование каждой минуты дня. Нужно учитывать непредвиденные обстоятельства. Поэтому оставляйте немного свободного времени. Это позволит выделить драгоценные минуты на решение внезапно возникших проблем.
    • Учитесь говорить «нет» тогда, когда вы считаете, что это нужно сделать. Иногда попадаются люди, которые свои проблемы стараются переложить на чужие плечи. Поэтому нужно уметь отказывать таким людям.
    • Планируйте свой отдых.

    Успеть все: простые правила тайм-менеджмента

    Оказывается , лето — самое длинное время года. Но согласитесь , поверить в это сложно — эти три долгожданных месяца всегда пролетают в мгновение ока. Впрочем , есть проверенный метод , который поможет вам успеть все , что вы запланировали на этот сезон: тайм-менеджмент. Рассказываем о самых простых и эффективных приемах , которые помогут организовать свой график и научиться правильно распоряжаться временем.

    Cosmo рекомендует

    Секрет сексуального образа: топ модных мини-платьев для корпоратива-2020

    Носим этой зимой вязаные кардиганы: 7 моделей, которые сейчас в тренде

    Соблюдайте правильный режим дня

    Вряд ли многие из нас могут назвать свои будни размеренными. Будем честны: как правило , они проходят в легком хаосе. Мы ложимся глубоко за полночь , игнорируем звонок будильника , а затем стремглав мчимся в офис , не успевая сделать за день и половины запланированных дел. Звучит знакомо? Тогда вам несомненно стоит упорядочить свой график.

    Практическое задание:

    Возьмите за правило каждый день ложиться спать и просыпаться в одно и то же время. Не делайте исключений по выходным и праздникам. Определите комфортное время для завтрака , обеда и ужина. И конечно , не забудьте о собственных ежедневных ритуалах — например , утренней пробежке. Совершайте все осознанно. Например , делая перерыв на кофе , не пытайтесь параллельно заниматься делами. Сосредоточьтесь на самом напитке. А чтобы сделать это было проще , выбирайте новый Jacobs Gold с особым насыщенным , сбалансированным вкусом и утончённым ароматом.

    Планируйте

    Лучший способ успевать больше — регулярно составлять список задач. Это позволит сразу же увидеть картину дня и даст понять , почему вам до сих пор не удавалось успевать все задуманное. Возможно , дело в том , что вы планируете слишком многое. Или же неверно расставляете приоритеты. Вспомните , к примеру , сколько раз просмотр новой серии любимого сериала оказывался важней , чем уборка или поход к зубному.

    Практическое задание:

    Заведите ежедневник или специальное приложение и ежедневно составляйте список задач. Старайтесь делать это в максимально комфортной обстановке. И кстати , лучше всего заниматься планированием по вечерам. Это подтвердил масштабный эксперимент с участием студентов Вашингтонского университета. Первая группа составляла план дел перед сном , вторая — утром , сразу после пробуждения. Результат оказался любопытным. Первая группа показала высокую эффективность в исполнении намеченных дел , в то время , как участники второй меняли планы в последний момент и в целом относилась к графику не слишком ответственно.

    Cosmo рекомендует: новая книга по женскому тайм-менеджменту « Время в порядке»

    Регулярно съедайте лягушек

    Нет , мы не пытаемся подтолкнуть вас к гастрономическим экспериментам. «Лягушками» в тайм-менеджменте называются наименее приятные и интересные задачи. Как правило , мы откладываем такие в долгий ящик и вспоминаем о них лишь накануне дедлайна. Старайтесь разделываться по меньшей мере с одной такой « лягушкой» каждый день.

    Практическое задание:

    Взгляните на свой план задач и выделите в нем « лягушек». Распределите задачи , трезво оценивая время. Эксперты тайм-менеджмента советуют выполнять самые малоприятные дела в первой половине дня , предварительно настроившись на успех. Представьте себе , как вы помечаете задачу , к которой никак не решались подступиться , как выполненную. Вообразите , с каким удовольствием вы это сделаете. Ну , а теперь — в бой.

    Не забывайте себя баловать

    Одно из основополагающих тезисов тайм-менеджмента звучит так: никогда не пренебрегайте ТПР. А проще говоря — техникой промежуточной радости. Это значит , что после каждой успешно выполненной задачи непременно следует себя чем-то побаловать. Это послужит дополнительной мотивацией для новых свершений , да и просто-напросто улучшит вам настроение.

    Практическое задание:

    Взгляните на список запланированных задач и придумайте вознаграждение себе за выполнение каждой из них. Важный нюанс: поощрение должно быть адекватным. То есть , если вы наконец-то разобрали стол , вряд ли будет правильно уехать на пару недель к морю. А вот отметить это событие чем-то вкусным будет в самый раз. Например , чашкой кофе Jacobs Gold. Он приготовлен из отборных зерен особой мягкой обжарки — именно поэтому у него такой насыщенный и сбалансированный вкус. Так что сложно придумать лучшее поощрение за очередную маленькую победу.

    Используйте лайфхаки

    Благодаря использованию простых правил тайм-менеджмента , вскоре вы с удивлением обнаружите , что успеваете гораздо больше. Да и свободного времени заметно прибавится , так что выбирать между походом в химчистку и встречей с друзьями за чашечкой любимого кофе больше не придется. Ну , а чтобы этот момент наступил как можно скорее , советуем использовать еще парочку небольших лайфхаков.

  • Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Женский журнал про диеты, отношения, красоту и стиль